檔案團隊塑“五型”，矢志傳承永“登高”

來源：本站原創(chuàng) 作者：劉斌?周俐杉? 時間：2023-06-02

她們孜孜以求，為歷史留下可循足跡；她們與時俱進，為檔案管理增效提質(zhì)；她們探索創(chuàng)新，為發(fā)展注入內(nèi)生動力。

她們是中鐵十一局一公司檔案管理團隊，近年來，先后榮獲湖北省女職工建功立業(yè)先進集體、中國鐵建股份有限公司檔案工作先進集體、“三八”紅旗集體等榮譽，用默默奉獻，彰顯出檔案人敢于擔當、求真務(wù)實、開拓進取的精神風(fēng)貌。

對標對表，打造“學(xué)習(xí)型”團隊

在這個主要由女職工組成的特殊團隊里，吳萌是當之無愧的“領(lǐng)頭雁”。她從2000年開始就從事檔案管理工作，最先接觸文書檔案，因勤學(xué)好問、刻苦鉆研，很快成為業(yè)務(wù)骨干。在此基礎(chǔ)上，她積極與各部門溝通聯(lián)動，總結(jié)經(jīng)驗、改進方法、舉一反三，迅速掌握科技、實物和聲像等類別的檔案知識，成為集團內(nèi)檔案管理資深專家。

朝氣蓬勃的檔案管理團隊（曹永澤 攝）

在公司申報公路工程施工總承包特級資質(zhì)的過程中，她帶領(lǐng)的檔案團隊負責(zé)一項重要任務(wù)——提供大量工程檔案用以佐證業(yè)績和實地核查。

為此，她們翻閱了上萬卷的檔案，充分與各部門聯(lián)動，在任務(wù)重、時間緊、工作量大、資料要求精準的情況下，高質(zhì)量整理出十個公路項目共計9040卷的技術(shù)檔案，并完成業(yè)績驗證和檔案管理模塊的演練，為資質(zhì)申報提供了重要數(shù)據(jù)支撐和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

她們堅信“學(xué)習(xí)永遠在路上”，主動對標對表，自覺將部門工作和個人工作放在公司發(fā)展大局中思考，放在檔案發(fā)展的趨勢中認識，放在一流檔案館的標準上定位，增強危機意識和爭先意識，主動學(xué)習(xí)借鑒行業(yè)內(nèi)檔案管理好的做法和優(yōu)秀經(jīng)驗，不斷提升管理和服務(wù)水平。

守正創(chuàng)新，打造“創(chuàng)新型”團隊

“創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力源泉，檔案工作同樣需要創(chuàng)新精神?！眳敲热缡钦f。20多年來，她和團隊勇于探索、敢于突破，通過廣泛開展檔案法制宣傳、深度參與“預(yù)收尾”項目檔案管理、制作并推廣運用檔案管理模板等舉措，著力提升檔案管理效能，為助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展注入了強大的內(nèi)生動力。

其中，最“耀眼”的創(chuàng)新之舉，就是制作并推廣項目檔案收集、整理模板。在充分征求項目意見的基礎(chǔ)上，她們嚴格遵循集團公司標準，在檔案室館藏的建設(shè)項目檔案中仔細篩選，經(jīng)過多次集中修改完成模板制作。該模板涵蓋了聲像、實物檔案的收集、歸檔相關(guān)要求，把多個同專業(yè)的項目案卷進行優(yōu)選整合，對案卷目錄與卷內(nèi)目錄進行了超鏈接，對核心原件進行了掃描鏈接，具有內(nèi)容全面、簡單易學(xué)、利用便捷等特點，在各個基層單位得到了廣泛的推廣和應(yīng)用。

融入基層，打造“服務(wù)型”團隊

“一切工作到項目”，中鐵十一局一公司檔案室是這一管理理念的忠實踐行者，她們發(fā)揮“協(xié)調(diào)、保障、服務(wù)”職能，深入基層一線、加強調(diào)查研究，主動認領(lǐng)、及時跟進、上下聯(lián)動，合力解決基層檔案管理實際困難。

認真整理檔案資料（曹永澤 攝）

這其中，竣工資料移交就是一大難題。在收尾階段，項目人員基本已經(jīng)分流解散，業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計等單位全部撤離，核心資料簽字、蓋章困難重重。為此，她們充分借助公司“預(yù)收尾”管理制度，重點利用項目人員在位的優(yōu)勢，提前主動與項目聯(lián)系，加大過程指導(dǎo)和幫扶力度；對重難點項目、困難項目派專人指導(dǎo)幫扶，確保項目資料在收尾時就收集齊全、整理規(guī)范，實現(xiàn)快速收尾。

近年來，該公司絕大部分項目檔案移交速度明顯加快，移交質(zhì)量顯著提高。2022年度，她們收集整理的紙質(zhì)檔案，以件為保管單位1203件，以卷為保管單位8038卷，創(chuàng)下歷史新高。利用公司豐富館藏，她們還先后為銀西鐵路等4個項目成功申報“國家優(yōu)質(zhì)工程獎”提供了優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

與時俱進，打造“管控型”團隊

面對新形勢，吳萌深知，檔案管理工作唯有與時俱進，才能跟上企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展步伐。尤其是公司任務(wù)儲備超過400億元，給檔案管理提出了全新挑戰(zhàn)——如何加強檔案全過程管控，確保檔案管理建設(shè)實現(xiàn)信息化、標準化？

她們首先在“硬件”方面發(fā)力，先后下發(fā)并實施《檔案管理辦法》《印章檔案管理辦法》等10余項檔案管理相關(guān)配套制度，并配備專兼職檔案人員74名，新增庫房用地面積200平方米；其次在“軟件”方面蓄能，堅持抓好“專職”和“兼職”兩類檔案管理人員的兩級“導(dǎo)師帶徒”，一方面點對點、面對面進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫扶，另一方面加強各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、座談，有效提升了公司檔案管理業(yè)務(wù)整體水平。

此外，她們還充分挖掘檔案利用價值，為武廣客運專線武漢站至赤壁北站綜合工程提供了合同、設(shè)計圖紙、現(xiàn)場圖片、驗收證書、獲獎材料、竣工資料等檔案文件，助力項目獲得2012-2013年度國家優(yōu)質(zhì)工程獎。吳萌牽頭組稿撰寫的《讓“無處下手”變“有例可循”，檔案助力破解世界性工程技術(shù)難題》案例，榮獲股份公司2019年度優(yōu)秀案例三等獎。

同心協(xié)力，打造“和諧型”團隊

俗話說“眾人拾柴火焰高”，優(yōu)秀的團隊不僅在于優(yōu)秀的領(lǐng)隊，還在于成員之間的團結(jié)協(xié)作。檔案管理工作千頭萬緒，系統(tǒng)性、聯(lián)動性不言而喻，只有每一位成員發(fā)光發(fā)熱，才能凝聚成耀眼的光芒。

李海軍是吳萌的“得意弟子”，在公司加強項目“預(yù)收尾”管理的大背景下，她主動請纓，踏上了開往大西北戈壁大漠的列車。面對大西北寒冷、干燥和風(fēng)沙肆虐的惡劣氣候，她先后克服了水土不服、凍傷、嚴重過敏等種種困難，加強幫扶指導(dǎo)，確保了檔案整理及歸檔順利完成，有力推動了項目檔案資料快速移交。

邱艷艷是一名經(jīng)驗豐富、邏輯清晰、勤奮認真的項目資料主管。從接管龍懷24標項目竣工資料以來，她著重過程資料收集，嚴格把好資料質(zhì)量關(guān)，在項目主體工程完工后，她及時與業(yè)主及公司檔案管理部門取得聯(lián)系，提前獲取相關(guān)檔案移交要求并按照要求進行竣工資料的預(yù)歸檔，為后期龍懷24標項目竣工資料快速移交打下了堅實的基礎(chǔ)。

在這個團隊中，還有擅長鐵路項目“國驗”的李娜、心細如發(fā)的呂璐、思路清晰的張佳馭……她們既注重內(nèi)部協(xié)作，還主動加強與公司總部相關(guān)部門的聯(lián)系，及時掌握新上場項目檔案管理工作動態(tài)，將檔案管理工作從一開始就融入項目管理活動中。

“機制更加健全、職能更加突出、運轉(zhuǎn)更加高效、協(xié)作不斷加強、作風(fēng)不斷提升”，在高質(zhì)量發(fā)展三年行動的嘹亮號角中，中鐵十一局一公司檔案室正以“五型”建設(shè)為引領(lǐng)，全力以赴提升自己、服務(wù)企業(yè)，以更嚴的標準、更實的作風(fēng)、更優(yōu)的服務(wù)，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻巾幗力量。

【編輯：敏業(yè)】